לפני שבוחרים קורא, מגדירים את השימוש
תכנון בקרת כניסה לבניין מתחיל ברשימת הפתחים ובכללים למי שמשתמש בהם. לכל קבוצת משתמשים מגדירים לאן נדרשת כניסה, באילו זמנים, מי מאשר אותה ואיך מעדכנים אותה כשהצורך משתנה. אחר כך בודקים אילו רכיבים ותוכנה יכולים לממש את הכללים. הזמנת קורא ותגים בלי הגדרת אחריות לניהול משאירה חלק מרכזי מהמערכת לא פתור.
התוצר הרצוי הוא דף אפיון, טבלת הרשאות ורשימת בדיקות מסירה. הם צריכים לכסות גם דייר שנוסף, ספק שמסיים עבודה ואחראי ניהול שמתחלף. זהו מדריך תפעולי לתכנון; הוא אינו קובע למי מותר משפטית להגביל גישה ברכוש המשותף. את ההחלטות והאישורים מסדירים בנפרד לפי נסיבות הבניין.
שלושה שינויים שהמערכת צריכה לדעת ללוות
דייר חדש או שינוי במחזיקים בדירה
מגדירים מי מוסר בקשה, מי מאמת ומאשר אותה ומתי מעדכנים את הרישום. בקשה לאמצעי נוסף שונה מהחלפת מחזיק, ולכן לא מניחים שכל הנפקה דורשת ביטול כל הרשאות הדירה.
ספק קבוע או קבלן זמני
מבדילים בין ביקורים חוזרים לבין עבודה שמסתיימת במועד מוגדר. לכל אחד רושמים את הפתחים הדרושים ואת המועד שבו בוחנים מחדש את ההרשאה, במקום לתת לשניהם גישה קבועה לכל הבניין.
החלפת נציג או חברת ניהול
מתכננים כיצד מעבירים את האחריות ואת החשבונות המורשים בלי לאבד יכולת להנפיק ולעדכן. השלמת ההתקנה אינה מבטיחה שהבניין יוכל לנהל את המערכת כשאיש הקשר הקודם אינו זמין.
